スマホひとつで在庫管理・トレーサビリティの確保を実現！棚卸半日→30分へ生産性も大幅改善！

2022/4/12

zaicoをはじめる

岐阜県・長良川の最上流の山里で、地域の資源を使用した石鹸とスキンケアアイテムを製造・販売されているアトリエキク有限責任事業組合様（以下：アトリエキク）。10年前は石鹸のみの製造販売でしたが、時を経て商品バリエーションが増加するとともに原材料や商品の在庫も増えExcelでの管理に限界が。また、化粧品という商品の性格上、トレーサビリティの確保も重視する必要がありました。スマホだけで製造～販売までハンディーに管理できるものを求め、zaicoを導入。「手元でわかる」ことで各工程での効率化がはかれ、管理工数が削減できたとのこと。

今回は、アトリエキク代表の上田様からお話を伺いました。

製造～販売までスマホで一括管理できるのが魅力！

私たちの会社は、製造・販売のすべての工程を3名の社員全員で行っています。zaico導入前は、在庫管理をExcelで行い、印刷したものをファイリング。商品企画会議でも、原材料や包材の在庫数を自分たちの記憶を頼りに行っている状況で、商品のバリエーションが増えるにつれ、Excel・紙・記憶での管理に限界を感じ始めていました。

そんな折、数年前に無料版で試しに使っていたzaicoを思い出し、自社の業務フローに合うのか、1ヶ月間試運転をしてみることに。スマホで場所を選ばずに各行程の在庫情報が確認できるということが、数年前より煩雑になっていた業務フローに非常にマッチ。導入コストも押さえられることや、消防署や病院での導入事例があったことでより安心して導入を決めました。物品管理の業務はもちろんですが、企画の際にも原材料や包材など、会議室からスマホを見ればわかるようになり、会議の効率も上がりました。

QRコード・バーコードの作成・スキャンが便利！棚卸しの工数も大幅削減！

zaico導入後は、製造から販売までの物品管理をzaicoひとつで管理。
原材料の仕入れ
→入庫（QRコード管理）
→製造（使った原材料をQRコードで読み取り、使用用量を入力）
→製造した商品を格納場所に格納（バーコード管理）
→販売
→納品・出庫
という大まかなフローで業務をしています。製造過程ではQR、販売過程ではバーコード管理できるのが非常に助かっています。特に、QRコードの作成・シール印刷、スマホで簡単にQRコード・バーコードの読み取りができることで、都度入力が簡単にできるようになりました。

都度入力ができているおかげで、棚卸しの工数も大きく削減。今までは、半日かけて数えては入力して…と作業していたものが、カテゴリを選択して印刷するだけになったので、30分かからないくらいまでに短縮できています。欠品の有無や在庫の残量を常に気にしていましたが、それもすぐに手元でみられるので、安心して仕事を進められています。

実際にQRコードをスマホでスキャンする様子

複数枚にわたる書類管理からの脱却で、トレーサビリティも向上！

製造業では皆さんやっておられることではありますが、化粧品という商品の性格上、トレーサビリティにはとても気を遣います。これまでは、トレーサビリティを確認するとなると、原材料・製造・納品…と複数枚にわたる書類を突き合わせ、どのロットがどの顧客・納品先へ渡ったかを調べる必要がありました。これは非常に神経と労力を使う工程で、常に不安感をもっていたように思います。ですが、zaicoは商品の納品時に出庫スキャンから納品データが作成でき、数量とトレーサビリティー両方の管理を行うことができます。そのおかげでその不安感から解放されました。

製造過程では、どの原材料が、どの商品になったかが一括でみられるようになりましたし、販売・納品する際には、製造品と販売先情報（オンラインショップの注文番号や、納品先）を紐付けて管理することによって、どのロットの商品がどの顧客へ渡ったかをzaico上で検索するだけでわかるようになりました。これは非常に画期的なことです。zaico導入前は発生していた人的ミスもなくなり、ほぼ正確に在庫を把握することができるようになりました。便利さと安心を感じながら、日々zaicoを利用しています。

スマホの変更履歴：履歴から納品データ番号が確認でき、どの商品がどの納品先へ渡ったか追うことができます。

WEBの変更履歴：スマホ同様、WEB版でも確認できます。

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