「履歴データを活用し、無駄なく、安く購入出来るようになりました」
                              

しおさい歯科クリニック 歯科医師 金井 亨様

 

しおさい歯科クリニック 歯科医師の金井様にお話を伺いました。

しおさい歯科クリニック様は、クラウド在庫管理ソフト「ZAICO」(通称:スマート在庫管理)の導入・活用によりどこでも在庫を確認することができるようになり、医療品の欠品と不必要な注文を回避することができるようになりました。

さらには、ZAICO上の購買履歴データからまとめ買いの判断が出来るようになりました。

 

材料の管理が出来ていなかった

なぜZAICOを導入されたのでしょうか?

第一に、医療材料の欠品は診療を行う上では絶対に避けなければなりません。歯科医院では、一つだけ持っていればいいが、無いと困る材料を多く扱っております。また、たくさんの種類の材料を使用しているため、一つ一つの材料管理が難しい側面もあります。

例えば、似たような製品や、改良された材料などがあることで、違うものを注文してしまったり、旧製品を注文してしまったりといった問題が発生しておりました。また当院も同様ですが、一般の歯科医院では、余剰在庫を抱えられるほどの余裕は金銭的にもスペース的にもありません。

余っているスマートフォンを活用

このような問題を解決できればと、インターネット上で在庫管理アプリを調べていたところ御社のサービスを知りました。

ZAICOは、パソコンだけでなく、iOS、Androidの両方に対応したアプリもあるので、導入がとても簡単でした。また、個人的に余っているスマートフォンもあったので、まずはそちらを使って運用を始めました。安いというのも非常に魅力的で、気楽に始められました。

 

アプリ導入によって欠品と誤発注を防止

ご利用を初められていかがでしたでしょうか?

そうですね。ZAICOは、個別の材料の登録、検索がとても簡単にできます。また、スマートフォンなどのデバイスを複数使用することで、スタッフ全員での在庫状況の更新が可能です。

ZAICOはクラウド上にデータがあるため、インターネット環境があればどこからでもデータにアクセスできるので、学会や所用でクリニックに不在でも在庫状況が確認でき、在庫が無いとわかればすぐに発注できます。したがって、翌日が診療であっても安心です。

診療室に設置しているパソコンで診療後すぐに記録

また、新しい歯科材料へ切り替えようと思った時も、前はいちいちスタッフに伝えなければいけませんでしたが、ZAICOを導入してからは、発注するスタッフに何の材料かといった説明をしなくても、該当する材料の備考欄にメモを残すだけで、スタッフが私からの伝達をパソコンやスマートフォンを通じて、どこからでも確認できます。

スタッフもZAICOのデータを見れば、私がどの材料にメモを付したか即座に確認出来るので、間違えて古い材料を発注してしまうといったことが無くなりました。

 

 

履歴データを活用して必要な量を無駄なく安く購入

欠品が無くなっただけでなく、金井様やスタッフの双方にとって発注の手間も削減でき良かったです。ZAICOを運用してから、それ以外に何か便利になった点はありましたでしょうか?

実は、1年くらい使用している中で気づいたのですが、ZAICOでは、購買履歴が取れますので、各材料の購入時期や一回の購入数量がデータ上で確認でき、その傾向が把握できるようになりました。その結果、まとめ買いする量や購入のタイミングが予測出来るようになりました

材料の購買履歴を確認、まとめ買いの判断に活用

こちらは当初想定していなかった副次的な効果でした。

例えば、仕入れ先がキャンペーン等で材料を安く提供する時期があるのですが、そういった時に、いくつくらいまとめ買いすればいいか、ZAICOの購買履歴から判断出来るようになりました。

 

 

 

 

QRコードの印刷が面倒で活用できていない

そういった利用方法もあるのですね。私たちの想定していなかった便利な使い方を知ることが出来、とても勉強になります。例えば、前回より材料の減るスピードが早いといった形で、材料の使用量の適性判断にも使えるかもしれませんね。なお、ZAICOをご利用頂いている中で、金井様が現在困っていらっしゃる事はありますでしょうか?

当初、バーコードで管理しようとスマートフォンでスキャンしたのですが、医療用の特殊なバーコードはうまく読み込めませんでした。そこで、QRコードを印刷し、材料に貼ることで管理しようとしたのですが、一つ一つの材料に貼るのは面倒なので、箱に貼りました。ただ、新しい材料が箱で納品された時に、古い箱を捨ててしまうことが多く、結局そのやり方をやめてしまいました。もともと材料についているバーコードで管理出来ると非常に助かります。

ありがとうございます。今回ご指摘頂いた件につきまして、当社の今後の改善として検討させて頂きます。本日は貴重なお時間を頂きまして誠にありがとうございました。

 

今回取材させていただいたユーザ様

会社名:医療法人社団蒼天会しおさい歯科クリニック
従業員:歯科医師数4名 歯科衛生士5名 歯科助手5名

診療内容:歯科・小児歯科・矯正歯科

開院より13年。地域に良質な歯科医療を提供することを心がけ、一般歯科診療から、歯を徹底的に残すための顕微鏡をつかった歯科治療や難易度の高いインプラント治療も行っています。

ホームページ:http://www.shiosai-dental.jp