パソコン等のIT機器の管理でコンプライアンス向上を達成しました
                              

ホームポジション株式会社 大森様 吉田様

ホームポジション株式会社の大森様、吉田様にお話を伺いました。

ホームポジション株式会社様は、クラウド在庫管理ソフト「ZAICO」(通称:スマート在庫管理)の導入・活用により、本社のみならず、支店、営業所等の全拠点にあるIT関連機器の一元管理を達成しただけでなく、ZAICOの棚卸機能を活用し、誰が、どこで、どのパソコンを利用しているかといった情報を的確に把握することで、IT機器管理におけるコンプライアンス向上を達成しました。

 

IT機器の資産管理が徹底されていなかった

棚卸にZAICOを導入されたきっかけは?

私が入社した直後の情報システム部門では、パソコンをはじめとしたIT機器の管理について、ラベルシールで採番して番号管理しておりましたが、台帳もなく管理がしっかりとできていませんでした。

以前の職場では、他社の在庫管理システムでバーコードを使った管理をしていました。歴史あるシステムで在庫管理に適した良いサービスなのですが、自社運用型(オンプレミス)のシステムであったため、サーバーを持ちたくないという当社でのニーズにはあわない上に、費用的にも高額だったため、なかなか手が出しづらい状況でした。そのような中、インターネットで検索していたところ、ZAICOを知るに至りました。クラウドのため、サーバを用意する必要もなく、エントリープランの月額980円はとても魅力的で、「まずは使ってみよう」という気持ちになりました。

パソコンのような備品の管理は、商品の管理と違った観点での判断になることが多く、そのようなシステムの導入はハードルが高くなりがちだと思いますが、ZAICOのように低額ですと非常に助かります。また、オンプレミスの場合、テスト利用と言えども、環境の準備や初期設定等に時間と手間がかかりがちですが、ZAICOの場合はクラウドであるだけでなく、無料プランもあるので、その日からすぐに始められとても良かったです。

無料プランを試した後、当社のパソコンやネットワーク機器、複合機等のIT機器について、月額980円のエントリープランを使い始めました。無料プランでお試しで入力したデータをそのまま本番利用できたのも非常にありがたかったです。利用状況の確認として年1回の棚卸を実施しておりますが、棚卸スキャンもエントリープランの2週間無料お試しの中で試すことができ、それが「導入の決定打」だったと言っても過言ではないと思います。

当社のZAICO利用方法は、通常の利用方法とは違っているため、運用でカバーしております。例えば、パソコン等の備品の管理は一つ一つのレコード(行)に連番をふって管理しており、「個数」の項目はどのレコード(行)であっても「1」であるため、管理する必要ありませんし、「単位」も同様です。

 

総務部門と固定資産番号による連携も視野に

ZAICOの基本機能を、貴社の運用に合わせて工夫してご利用頂いており、当社としてもこのような利用方法は当初想定しておらず、とても勉強になります。なお、パソコン等のIT機器以外の備品はどのように管理しているのでしょうか?

キャビネット等の備品は、総務部門が固定資産番号をふってZAICOとは別で管理しております。当然、情報システム部門が管理するIT機器の中には、固定資産となるものがありますので、ZAICO内のIT機器の情報をCSVデータで総務部門に定期的に共有しています。

今後は、 ZAICO内の在庫一覧の項目内に「固定資産No.」を追加することで、総務の固定資産台帳との結びつけをより簡単に出来るようにする予定です 。

 

IT機器はコンプライアンスの観点から管理が必須

IT機器の管理について、通常の備品管理との違いはありますでしょうか?

パソコンに貼付されたIT機器管理シール(QRコードを利用)

内部統制の観点から、固定資産にもなりえるIT機器を管理するのは当然のことですので、登録件数としては300件ほどと少ないですが、通常の備品以上に管理の重要性が高いです。

また、 情報漏洩対策等のリスク管理の観点からも、今、何が、どこにあり、どういう状態になっているのかといった事を常に把握してしなければいけないので、IT機器の管理は必須です。情報システム部門が知らないところで勝手に廃棄されて、個人情報が漏洩するといったリスクは絶対に避けなければなりません。

 

 

今後のアプリのアップデートに期待すること

ZAICOを利用されている中で、何か当社へのご要望はありますでしょうか?

暗い所に保管されているルーター

棚卸の機能強化を希望します。棚卸は資産状況の確定なので、非常に重要な作業となるのですが、対象物品の件数が増えると、手間と時間がかかってしまいます。正確に、そしてスピーディーに作業できる機能に期待しています。クラウド環境にスマホの専用アプリからアクセスできることはとてもありがたいのですが、棚卸作業時にデータを不用意に編集できないようにするロック機能や、保管場所ごとに棚卸対象物品の残数表示機能があれば、作業者の負荷は軽減されるのではないかな?と思っています。

また、棚卸スキャンの際に保管場所の間違い(運用上のミス)を訂正できたり、変更履歴を確認できたりすると、棚卸作業全体の効率も格段に向上し、非常に助かります。

最後に、スマホのカメラ機能を活用して、照明機能やピント調整機能があるとサーバやネットワーク機器等が設置された暗い場所、狭い場所でのスキャン作業が楽になり便利だと思います。

棚卸機能について多くのご要望ありがとうございます。今後の当社のサービス改善にぜひ努めさせて頂きます。本日は貴重なお時間を頂きまして誠にありがとうございました。

 

今回取材させていただいたユーザ様

会社名:ホームポジション株式会社

事業内容:新築一戸建、建売住宅の販売

従業員:59名(2018年6月1日現在)

ホームページ:https://www.homeposition.co.jp/