他システムやエクセルなどで管理している既存の在庫データをスマート在庫管理に移行する場合はインポート機能をお使いください。この機能を使えばCSVファイル形式の在庫データを一括してスマート在庫管理に登録できます。
現在インポート機能は新旧両方が使えます。また、それぞれを切り替えることができます。
新インポート機能
新しいインポート機能では、インポートする前にインポートする内容を確認できるようになりました。数量だけ、保管場所だけなど、在庫データの一部の項目のみデータをインポートすることができるようになりました。また、上書きする際に「QRコード・バーコードの値」以外の項目をキーにすることができるようになりました。
説明動画
動画1 – 在庫データを取り込む方法
動画2 – 既存のデータを上書きする方法
動画3 – 発注点、棚卸日をインポートする方法
インポートの流れ
1.CSVファイルの作成
まず、移行したい在庫データを以下の仕様を満たしたCSVファイルになるように編集します。
- 物品名、カテゴリ、保管場所、状態、数量、単位、QRコード・バーコードの値、備考、データ作成日、データ更新日または追加項目の各項目のデータを半角カンマで区切って配置する
- 数量には半角整数値のみを入力する
- 作成日、更新日は 2018/02/18 15:00:00 のように入力する
- 複数のカテゴリがある場合は#（半角シャープ）で区切る
CSVファイルのサンプル
1 2 | パイナップル,果物,倉庫1,出荷待ち,105,個,437749,特になし,2013/10/20 11:00:01,2013/10/30 11:43:55 メロン,果物#高級品,倉庫2,出荷待ち,11,個,643242,特になし,2013/10/10 15:45:23,2013/10/30 11:43:55 |
上記のサンプルについて解説します。2行目では「果物」と「高級品」という2つのカテゴリを#（半角シャープ）で区切って入力しています。
尚、QRコードに埋め込むコード値に何も指定しなかった場合は、自動的に他と重複しない値が設定されます。また、作成日、更新日に何も指定しなかった場合は、インポート時点の日時が設定されます。
独自項目がある場合のサンプルCSVファイルのダウンロード（「納品単価」と「担当者」の項目が追加されたサンプル）
2.ファイルのアップロード
CSVファイルの準備ができたらスマート在庫管理のWebアプリにログインし、メニューの「ツール」から「インポート」を選択します。
インポート画面が表示されるので、CSVファイルを指定し、「インポート方法を指定する」ボタンを押せば次の画面に移ります。
3.インポート方法の指定
アップロードしたファイルの最初の３行のデータが表示されます。各列に記載された各データを在庫データのどの項目に取り込むか、各列の「在庫データ項目名」を選択してください。一部の項目のみインポートしたい場合は選択肢のうちの最初の空白を選択してください。
もし既存の在庫データを上書きしたい場合は、「この項目が同じなら既存の在庫データを上書き」にチェックを入れてください。チェックを入れ、どの項目が既存の在庫データと同じなら上書きするか列を選択してください。
また、QRコードの値の前後の半角スペースを削除したくない場合は、「QRコード・バーコードの値の前後の半角スペースを削除しない」にチェックを入れてください。
最後に「インポートの内容を確認する」ボタンをクリックしてください。
4.インポート内容の確認
画面にインポートする内容（ファイルの内容は３行だけ表示されます）が表示されます。
内容に問題がなければ「インポート実行」をクリックしてください。インポートが実行されます。
5.インポート実行
これでインポート完了です。
ユーザグループを指定してインポートするには
インポートされた在庫データの所属ユーザグループは、そのインポート操作をしたユーザーの所属ユーザグループになります。そのため、インポートする在庫データの所属グループを変えたいときには、まずインポート操作をするユーザーの所属グループをそのグループに変えてからインポート操作を行います。
ユーザーの所属ユーザーグループの変更はメニューの「ユーザ管理」→「ユーザ情報」からユーザ情報画面に移動し、そこの「このユーザを編集する」から変更できます。
画像のインポート
画像を一括インポート、エクスポートする機能はありません。
上書きインポートしても既存の画像データは残ります。
旧インポート機能
1. CSVデータの作成
まず、移行したい在庫データを以下の仕様を満たしたCSVファイルになるように編集します。
- 物品名、カテゴリ、保管場所、状態、数量、単位、QRコード・バーコードの値、備考、データ作成日、データ更新日 の順番に各データを半角カンマで区切って配置する
- 数量には半角整数値のみを入力する
- 複数のカテゴリがある場合は#（半角シャープ）で区切る
- 有料プラン機能を利用して追加した独自の項目のデータもインポートする場合はデータ更新日の後ろカンマで区切って配置する
CSVファイルのサンプル
1 2 3 | パイナップル,果物,倉庫1,出荷待ち,105,個,437749,特になし,2013/10/20 11:00:01,2013/10/30 11:43:55 メロン,果物#高級品,倉庫2,出荷待ち,11,個,643242,特になし,2013/10/10 15:45:23,2013/10/30 11:43:55 ピーナツ,ナッツ類,倉庫5,,31,箱,,特になし,, |
上記のサンプルについて解説します。2行目では「果物」と「高級品」という2つのカテゴリを#（半角シャープ）で区切って入力しています。また、3行目のように状態やQRコード・バーコードの値や作成日等がない場合は何も記入せず、区切りのカンマだけを連続して入力してください。
尚、QRコードに埋め込むコード値に何も指定しなかった場合は、自動的に他と重複しない値が設定されます。また、作成日、更新日に何も指定しなかった場合は、インポート時点の日時が設定されます。
独自項目がある場合のサンプルCSVファイルのダウンロード（「納品単価」と「担当者」の項目が追加されたサンプル）
2. Webアプリからインポート
CSVファイルの準備ができたらスマート在庫管理のWebアプリにログインし、メニューの「ツール」から「インポート」を選択します。
インポート画面が表示されるので、CSVファイルを指定し、「インポート実行」ボタンを押せばインポートが開始されます。
オプションについて
「QRコード・バーコードの値が同じであれば上書きする」オプションにチェックを入れると、「QRコード・バーコードの値」が一致した在庫データをCSVファイルの内容で上書きします。
このオプションを指定しない場合、CSVファイルの内容が全て追加されます。
上書きしても写真は残ります。
ユーザグループを指定してインポートするには
インポートされた在庫データの所属ユーザグループは、そのインポート操作をしたユーザーの所属ユーザグループになります。そのため、インポートする在庫データの所属グループを変えたいときには、まずインポート操作をするユーザーの所属グループをそのグループに変えてからインポート操作を行います。
ユーザーの所属ユーザーグループの変更はメニューの「ユーザ管理」→「ユーザ情報」からユーザ情報画面に移動し、そこの「このユーザを編集する」から変更できます。
注意点
- 一度にインポートできるデータ数は有料プランならば最大1,000件です。
- 無料プランの場合は200件までとなります。
インポートがうまくいかない場合はインポートがうまく行かない場合の対処方法をご参考ください。