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概要

ZAICO(スマート在庫管理)に保存されている納品履歴(納品データ)をまとめてクラウド会計ソフトfreee売上高(相手勘定:売掛金)の取引として連携できます。freeeでは売掛金から請求書を作成することができるので、ZAICO(スマート在庫管理)とfreeeを組み合わせて使うことで、納品の記録から請求書作成までを一気通関で行うことができます。

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どのように業務が効率化できるか

一般的な問題

BtoBで商品を販売する事業者の多くは、各取引先に対するひと月の納品履歴を月末等にまとめ、一括で商品代金を請求します。そして請求書の作成と同時に、会計帳簿に「売掛金(未収の売上高)」が発生したことを記録します。
請求書を作成するためには「どの取引先にどの商品を納品したか」という履歴を正確に把握する必要があります。従来は紙の表やExcelに納品履歴を記録し、取引先別に集計する必要がありました。特に商品点数が多い事業者や在庫を複数の拠点に分けて保管している事業者の場合は納品履歴が正確に残っていない場合もあり、その際は顧客からの注文情報を確認したり、納品作業者に確認することで履歴を推測したりするなどの工数がかかっていました。

 

ZAICO(スマート在庫管理)とfreeeを使って効率化

ZAICO(スマート在庫管理)では現場作業者が出庫スキャンを使って出庫する物品のバーコード/QRコードにスマートフォンをかざすだけで簡単かつ正確に納品履歴が記録できます。そして経理担当者は記録された納品履歴を月末等にまとめてfreeeにデータ連携することで会計帳簿への転記ができ、また請求書の作成も行えます。

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操作方法

1. freeeとのデータ連携を設定する

まず、ZAICO(スマート在庫管理)とfreeeの間でデータを連携を行えるようにするための初期設定を行う必要があります。

初期設定の方法はこちらのページをご覧ください。

 

 

2. 納品履歴を記録する

ZAICO(スマート在庫管理)に納品履歴を記録する方法は以下の2つがあります。

  • Webアプリ版ZAICO(スマート在庫管理)の在庫一覧から在庫データを選択して納品履歴を記録する方法(詳細はこちら
  • iPhoneアプリ版ZAICO(スマート在庫管理)の出庫スキャンを使って納品履歴を記録する方法(詳細はこちら

 

上記いずれの方法での納品履歴を記録できますが、データ連携前に「納品単価」を必ず設定するようにしてください。納品単価が設定されていない納品履歴はデータ連携の対象外になりますのでご注意ください。

 

また、予め納品単価を在庫データに設定しておくと納品履歴作成時に自動的にその納品単価が設定されるので、物品の納品単価がそれほど変動しないならば納品単価を在庫データに設定しておくとより効率化されます。(詳細はこちら

 

3. 納品履歴をfreeeにデータ連携する

Webアプリ版ZAICO(スマート在庫管理)の上部メニューの「仕入/納品」→「納品一覧」をクリックし、納品一覧画面に移動します。

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そこで連携したい納品履歴の表の左端にあるチェックボックスにチェックを入れた上で、納品一覧表の上部にある「選択した納品データを会計ソフトに連携する」をクリックします。

 

 

次に現れる確認画面で、連携先の事業所を選択し、連携方式を「納品データごとに取引を作成する」にして「データ連携を実行する」ボタンを押してください。

なお、「消費税を金額に上乗せした額を連携する」にチェックを付けると納品データの金額を「税抜」として認識し、チェックを外すと「税込」と認識します。
また、その場合に採用する消費税率も10%と8%の2種類選択できます。

無事データ連携が完了したら、画面最上部に「納品データを会計ソフトに連携しました」と表示されます。

 

 

 

4. freeeで連携した取引から請求書を作成する

データ連携が完了するとfreee取引一覧に連携された納品履歴が未決済売上(売掛金)の取引として表示されます。この取引一覧からデータ連携によって作成された取引をクリックし、「請求書を作成」ボタンをクリックして処理を進めれば請求書が作成できます。

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※注意※

上記の「請求書作成」ボタンを押した際に利用できたGoogle Chromeブラウザの拡張機能である「ZAICOからfreeeへ連携したデータの加工ツール」は、2019年6月17日をもって終了となりました。今後は、上記手順で請求書を発行する場合は、大変お手数ですが手動にて請求書を編集するか、下記5の方法をご利用ください。

 

5. 納品履歴から直接データ連携して請求書を作成する

上記のようにZAICOの納品履歴を「取引」としてfreeeにデータ連携した後にfreee内にて請求書を作成する場合、手動にて請求書の編集が必要になりますが、一方、ZAICOの納品履歴から直接freeeの請求書が作成可能です。

 

<ZAICOでの手続>

ステップ1 連携先の事業所を選択し、連携方式を「納品データごとに請求書を作成する」にして「データ連携を実行する」ボタンを押してください。

 

<freeeでの手続き>

ステップ2 ログイン後、「取引」から「請求書」をクリックしてください。

 

ステップ3 ZAICOより連携された納品履歴データをクリックしてください。

 

ステップ4 請求書の内容を確認し、必要箇所を編集後、発行をクリックしてください。

 

※注意※

上記5の方法は、請求書は発行されますがfreee内で取引としては計上されませんのでお気をつけください。なお、取引として計上される場合は、下図(請求書画面)から、①チェックを入れ②取引作成をクリックしますと、freee内にZAICOの納品履歴データが取引として計上されます。

 

 

データ連携の仕様

こちらのページをご覧ください。

 

troubleshooting

 

 

データ連携がうまくいかない場合

freeeとZAICOのデータ連携がうまくいかない場合はこちらをご確認ください。