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概要

スマート在庫管理に保存されている納品履歴(納品データ)をまとめてクラウド会計ソフトfreee売上高(相手勘定:売掛金)の取引として連携できます。freeeでは売掛金から請求書を作成することができるので、スマート在庫管理とfreeeを組み合わせて使うことで、納品の記録から請求書作成までを一気通関で行うことができます。

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どのように業務が効率化できるか

一般的な問題

BtoBで商品を販売する事業者の多くは、各取引先に対するひと月の納品履歴を月末等にまとめ、一括で商品代金を請求します。そして請求書の作成と同時に、会計帳簿に「売掛金(未収の売上高)」が発生したことを記録します。
請求書を作成するためには「どの取引先にどの商品を納品したか」という履歴を正確に把握する必要があります。従来は紙の表やExcelに納品履歴を記録し、取引先別に集計する必要がありました。特に商品点数が多い事業者や在庫を複数の拠点に分けて保管している事業者の場合は納品履歴が正確に残っていない場合もあり、その際は顧客からの注文情報を確認したり、納品作業者に確認することで履歴を推測したりするなどの工数がかかっていました。

 

スマート在庫管理とfreeeを使って効率化

スマート在庫管理では現場作業者が出庫スキャンを使って出庫する物品のバーコード/QRコードにスマートフォンをかざすだけで簡単かつ正確に納品履歴が記録できます。そして経理担当者は記録された納品履歴を月末等にまとめてfreeeにデータ連携することで会計帳簿への転記ができ、また請求書の作成が1クリックで行えます。

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操作方法

1. freeeとのデータ連携を設定する

まず、スマート在庫管理とfreeeの間でデータを連携を行えるようにするための初期設定を行う必要があります。

初期設定の方法はこちらのページをご覧ください。

 

 

2. 納品履歴を記録する

スマート在庫管理に納品履歴を記録する方法は以下の2つがあります。

  • Webアプリ版スマート在庫管理の在庫一覧から在庫データを選択して納品履歴を記録する方法(詳細はこちら
  • iPhoneアプリ版スマート在庫管理の出庫スキャンを使って納品履歴を記録する方法(詳細はこちら

 

上記いずれの方法での納品履歴を記録できますが、データ連携前に「納品単価」を必ず設定するようにしてください。納品単価が設定されていない納品履歴はデータ連携の対象外になりますのでご注意ください。

 

また、予め納品単価を在庫データに設定しておくと納品履歴作成時に自動的にその納品単価が設定されるので、物品の納品単価がそれほど変動しないならば納品単価を在庫データに設定しておくとより効率化されます。(詳細はこちら

 

3. 納品履歴をfreeeにデータ連携する
Webアプリ版スマート在庫管理の上部メニューの「仕入/納品」→「納品一覧」をクリックし、納品一覧画面に移動します。

data_linkage_with_freee13そこで連携したい納品履歴の表の左端にあるチェックボックスにチェックを入れた上で、納品一覧表の上部にある「選択した納品データを会計ソフトに連携する」をクリックします。

次に現れる確認画面で、連携先の事業所を選択し、連携方式を「納品データごとに取引を作成する」にして「データ連携を実行する」ボタンを押してください。

無事データ連携が完了したら、画面最上部に「納品データを会計ソフトに連携しました」と表示されます。

 

4. freeeで請求書を作成する

データ連携が完了するとfreee取引一覧に連携された納品履歴が未決済売上(売掛金)の取引として表示されます。この取引一覧からデータ連携によって作成された取引をクリックし、「請求書を作成」ボタンをクリックして処理を進めれば請求書が作成できます。

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Google Chromeブラウザの拡張機能である「ZAICOからfreeeへ連携したデータの加工ツール」をあらかじめインストールし、請求書作成画面で拡張機能を実行すると連携したデータが請求書作成用に整形されるで便利です。利用方法の詳細は以下の動画をご覧ください。

出庫スキャンから請求書作成までの一連の流れを解説した動画になります。

 

上記の拡張機能のインストールはこちらからできます。(※Google Chromeブラウザからのみ利用可能)

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データ連携の仕様

こちらのページをご覧ください。

 

なお、freeeとスマート在庫管理のデータ連携がうまくいかない場合はこちらをご確認ください。